הטמעה היא שינוי תהליך עם מערכת, לא רשימת מסכים.

בקשו מכל צוות לתאר פעולה אחת שחוזרת: מאיפה מגיע המידע, מי מזין אותו, היכן בודקים אותו, מה מועתק ידנית ומה קורה כשיש חריגה. אל תתחילו מרשימת מסכים או פיתוחים. תיאור של תהליך, תפקיד ותוצאה מאפשר לזהות אם הבעיה היא הגדרה, נתונים, הרשאה, הדרכה או אינטגרציה. הטמעת פריוריטי מציגה את מסגרת הפרויקט, ואפיון פריוריטי הופך תצפיות לדרישות בדיקות.

הדוגמה הבאה להמחשה בלבד. הזמנה נכנסת מאתר, מוקלדת שוב במערכת, ומצב המלאי נבדק בגיליון נפרד. מנהל המכירות מבקש ׳אוטומציה מלאה׳. אין בדוגמה קביעה שצריך פיתוח או מחבר מסוים. היא מראה שצריך לתעד מקור הנתון, בעל האחריות עליו, תדירות, שגיאות ותגובה לפני בחירת פתרון. אם החיבור למסחר מקוון הוא חלק מהפרויקט, מדריך החיבור מסדר אחריות ותרחישי כשל.

בחרו שלושה תרחישים מייצגים וכתבו לכל אחד מצב פתיחה, פעולות, תוצאה וחריג אחד. לדוגמה, הזמנה תקינה, הזמנה שחסר בה נתון וביטול לאחר שכבר נוצר מסמך המשך. בקשו מהמיישם להסביר כיצד כל תרחיש יטופל, מי מאשר את הפתרון ובאיזו סביבת בדיקה. ציינו אילו נתונים יוסבו, מי מנקה אותם ומה נשאר בארכיון. לפני עלייה לאוויר הגדירו בעלים לכל תקלה, דרך חזרה מוסכמת ותיעוד שיועבר לצוות. תרחישים כאלה אינם אפיון מלא, אבל הם חושפים מוקדם פערים בין מצגת כללית לבין תהליך שניתן לבדוק ולקבל. בקשו שההצעה תזהה תלות ברישיונות, מחברים וספקים חיצוניים, ואת עלות או אחריות שאינה כלולה. הגדירו מי מאשר שינוי דרישה ואיך הוא מתועד לאורך הפרויקט.

בפנייה למיישם צרפו כמה כרטיסי תהליך מייצגים ובקשו לפרט מה נכלל בגילוי, אפיון, תצורה, פיתוח, הסבה, בדיקות והדרכה. ציינו מערכות תלויות ואי־ודאות במקום להסתיר אותן במחיר כולל. רכזו גרסאות בתיק פרויקט פריוריטי והגדירו מראש בדיקות קבלה, תיעוד ויכולת יציאה. רק לאחר מכן השתמשו בהשוואת הצעות על בסיס משותף.

תארו מי מבצע היום כל שלב, באילו כלים, היכן נוצר מידע ומי מאשר חריגה. הגדירו תוצאה עסקית שאפשר לצפות בה, בלי להבטיח מראש חיסכון או אוטומציה.

הפרידו תצורה, הרשאות, נתונים, דוחות, ממשקים, פיתוח, בדיקות והדרכה. אפיון היישום צריך לציין גם מה נשאר מחוץ לגרסה הראשונה.

אישור אפיון, סביבת בדיקה, הסבה ניסיונית, בדיקות משתמשים, מוכנות לעלייה ותקופת ייצוב הם שערים נפרדים. תאריך אינו מחליף תנאי מעבר כתובים.

לכל משימה קבעו אחראי ביצוע, מאשר, קלט ותוצר. תיק הפרויקט מרכז את המידע ובדיקות הקבלה מונעות אישור כללי ללא תרחישים.